Những lưu ý khi làm Giấy phép lao động cho trưởng văn phòng đại diện

Hiện nay, khi nhu cầu mở rộng thị trường ngày càng lớn, thì ngày càng có nhiều công ty nước ngoài thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam. Trưởng văn phòng đại diện chính là người trực tiếp quản lý văn hiện diện thương mại. Vậy, với vị trí trưởng văn phòng đại diện thì có cần xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam hay không? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây của Gia Hợp! 

Chức năng của văn phòng đại diện và trưởng văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện là đơn vị thuộc một doanh nghiệp, tổ chức nào đó, có nhiệm vụ thay mặt doanh nghiệp, tổ chức đó trên một phạm vi cụ thể để đại diện, trực tiếp quản lý, xúc tiến và xây dựng dự án, quảng bá, phân phối sản phẩm và đưa ra các quyết định trên phạm vi mà nó chịu trách nhiệm quản lý theo ủy quyền của doanh nghiệp, tổ chức đó. 

Trưởng văn phòng đại diện của công ty chính là người trực tiếp chịu trách nhiệm quản lý, đốc thúc kiểm duyệt và đưa ra tất cả các quyết định của doanh nghiệp, tổ chức tại khu vực mà nó đại diện. Điều này cũng đồng nghĩa với việc, họ sẽ trực tiếp chịu mọi trách nhiệm pháp lý về các hoạt động của hiện diện thương mại.

Hằng năm, Văn phòng đại diện có nhiệm vụ báo cáo tình hình sử dụng lao động về tình hình sử dụng lao động nước ngoài. Người chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ này chính là trưởng văn phòng đại diện và phải thực hiện 02 lần/ năm, tương đương với báo cáo 06 tháng đầu và báo cáo cả năm. Vì vậy, trước ngày 05/01 và 05/07 của năm tiếp theo, trưởng văn phòng đại diện sẽ phải hoàn thất thực hiện thủ tục này.

Hiện nay, nền kinh tế việt nam ngày càng trở nên hấp dẫn hơn với nhà đầu tư nước ngoài. Các cá nhân, tổ chức mong muốn đầu tư, phát triển mô hình kinh doanh trong nước ta thì bước đầu tiên của họ là mở các văn phòng đại diện. Chính vì vậy, hoàn tất các thủ tục về giấy phép lao động cho người nước ngoài ở vị trí trưởng văn phòng cũng rất cấp thiết.

>>> Tham khảo bài viết: Mừng đại lễ 30/4 – Giảm 10% Dịch vụ giấy phép lao động

Có trường hợp nào trưởng văn phòng đại diện được miễn giấy phép lao động không?

Đối với người nước ngoài sang Việt Nam công tác dài hạn và làm việc ở vị trí “Trưởng văn phòng đại diện” thì vẫn cần phải hoàn thiện các thủ tục pháp lý cho người lao động nước ngoài theo quy định của pháp luật Việt Nam. Phần lớn, những người làm ở vị trí này cần phải xin cấp giấy phép lao động như những vị trí lao động khác đã được quy định trong văn bản được Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội ban hành. Tuy nhiên, vẫn có một số trường hợp người nước ngoài được miễn giấy phép lao động khi đảm nhận vị trí trưởng văn phòng đại diện. Theo đó, những văn phòng đại diện của các tổ chức phi chính phủ, văn phòng đại diện trực thuộc một tổ chức quốc tế mà Việt Nam làm nước thành viên thì trưởng văn phòng đại diện sẽ không cần làm Giấy phép lao động.

Quy trình xin giấy phép lao động của trưởng văn phòng đại diện

Theo tính chất và chức năng công việc, Vị trí trưởng văn phòng đại diện và vị trí “nhà quản lý” có nhiều điểm tương đồng. Chính vì vậy mà hồ sơ xin giấy phép lao động của trưởng phòng đại diện cũng cần thực hiện như khi làm cho vị trí nhà quản lý. Một bộ hồ sơ xin giấy phép lao động cho trưởng văn phòng đại diện gồm có:

• Văn bản chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài.

• Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động
• Các tài liệu chứng minh là nhà quản lý
• Giấy phép thành lập văn phòng đại diện
• Quyết định bổ nhiệm vị trí trưởng văn phòng đại diện
• Giấy khám sức khỏe trong thời gian quy định (12 tháng nếu thực hiện tại các cơ sở y tế tại Việt Nam và 06 tháng nếu khám tại nước ngoài)
• Phiếu lý lịch tư pháp trong thời hạn tối đa là 06 tháng
• Hộ chiếu bản sao
• Ảnh chân dung

Sau khi đã chuẩn bị giấy tờ, thì người có nhu cầu làm giấy phép lao động cho trưởng văn phòng đại diện sẽ tiến hành nộp lên Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi làm việc (nếu như văn phòng đại diện không nằm trong khu công nghiệp); hoặc hồ sơ sẽ được nộp lên Ban quản lý các khu công nghiệp tỉnh (nếu như văn phòng đại diện nằm trong khu công nghiệp).

Sau khoảng 05 ngày, hồ sơ đề nghị xin giấy phép lao động cho trưởng văn phòng đại diện sẽ được xử lý và trả kết quả.

Như đã nói, hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho vị trí trưởng văn phòng đại diện tương tự hồ sơ dùng cho vị trí nhà quản lý, nên quý bạn đọc có thể tham khảo nội dung chi tiết ở bài viết sau: Xin cấp giấy phép lao động cho chuyên gia

Một số lưu ý khi làm giấy phép lao động cho trưởng văn phòng đại diện

Hợp pháp hóa lãnh sự

Việc chuẩn bị hồ sơ, các giấy tờ liên quan là điều cần thiết trong quá trình xin giấy phép lao động cho trưởng văn phòng đại diện. Tuy nhiên, bước quan trọng nhất là việc phải hợp pháp lãnh sự tất cả những giấy tờ này. Nếu không, mọi văn bản đó đều không có giá trị sử dụng.

Người nước ngoài mong muốn mở văn phòng đại diện tại Việt Nam cần phải tham khảo bài viết trên của Gia Hợp, chúng tôi cũng hy vọng rằng những thông tin vừa rồi sẽ giúp quý khách hàng thuận lợi hơn trong quá trình xin cấp giấy phép lao động cho trưởng văn phòng đại diện tại Việt Nam.